Komunikasi Dengan Staf

Entri 3
Teks:  Rahiza Haszian Abdul Rahim
Gambar:  Koleksi peribadi

Assalamualaikum,

Pengalaman sepanjang 5 tahun 7 bulan bekerja di UTMSPACE banyak memberi pengajaran kepada saya. Pada awal kemasukan, saya telah dilantik sebagai pegawai sehinggalah jawatan akhir saya sebagai seorang Pengurus.  Ini bermaksud sepanjang tempoh tersebut, saya sentiasa mempunyai staf bawahan yang perlu dipantau.  Daripada 2 orang, sehinggalah kepada 10 orang di bawah satu Unit.

Pada mulanya agak kekok untuk memberi arahan atau memantau tugasan.  Tetapi bak kata pepatah, alah bisa tegal biasa.  Namun pada pengalaman saya, ada beberapa tip yang perlu diamalkan bagi memastikan komunikasi antara pegawai atasan dan staf bawahan sentiasa berada dalam keadaan baik.

1. Sifat berterus terang
Saya mengamalkan sikap berterus terang dengan staf.  Sekiranya saya perlu menegur mereka, saya akan melakukannya secara telus.  Tidak ada sikap berselindung. Yang penting mereka faham akan kesalahan mereka dan perlu membaikinya.

2. Anggap staf sebagai sahabat
Saya selalu menegaskan kepada staf bahawa walaupun mereka adalah orang bawahan saya, saya juga adalah sahabat mereka, atau boleh dianggap sebagai kakak sulung.  Justeru, mereka boleh datang kepada saya sekiranya mempunyai masalah, sama ada dari segi kerja ataupun bersifat peribadi. Ambil tahu tentang maklumat peribadi staf seperti nama pasangan dan anak-anak, makanan kegemaran mahupun hobi mereka.  Berdasarkan pengalaman saya, ini akan menjadikan staf berasa lebih dekat dengan ketua dan tidak akan malu atau ragu untuk berkongsi masalah ataupun kegembiraan mereka. Sejujurnya, sekali kita sayang staf, staf akan 2,3 kali lebih sayang kepada ketua.

3. 'Empowerment' atau memperkasakan keupayaan staf
Apabila ketua telah memberi kuasa kepada staf untuk bertanggungjawab atas sesuatu, maka apa yang perlu dilakukan ialah berdiam diri dan memantau.  Sekiranya terdapat kepincangan, barulah ditegur secara berhemah.  Ada sesetengah ketua terlalu bersifat mengawal.  Semua perkara waima sekecil-kecil isu perlu melaluinya.  Adalah lebih baik untuk memberi kebebasan kepada staf bawahan untuk melaksanakan tugasan.  Ketika itu, barulah proses pembelajaran akan berlaku dan staf akan mempunyai lebih pengalaman. Yang penting adalah hasil akhir atau 'final result' yang bagus.

4.  Ketua tidak sentiasa betul
Sesetengah ketua tidak boleh menerima teguran daripada staf walaupun ternyata keputusan atau perkara yang dilakukan adalah salah.  Saya berpendapat ini akan melemahkan sesuatu organisasi.  Walaupun ketua berada di posisi pengurusan yang mengawal, namun staf yang berada di peringkat operasilah yang lebih tahu tentang permasalahan atau kelebihan setiap tindakan.  Justeru, ada kalanya ketua perlu menerima teguran dan pendapat daripada pihak bawahan.

5.  Contoh yang baik
Setiap ketua perlu menunjukkan contoh yang baik kepada staf daripada semua segi, seperti disiplin, pengurusan masa, cara kerja dan sebagainya.  Agak tidak kena sekiranya seorang ketua acapkali datang lewat tetapi perlu pula menasihati stafnya yang juga mempunyai masalah menepati masa.  Kepimpinan melalui teladan harus ditunjukkan pada setiap masa.

6.  Beri peluang kepada staf
Ketua tidak perlu menganggap staf sebagai pesaing.  Ada sesetengah ketua yang mengambil hasil kerja staf dan diletakkan atas namanya bagi tujuan pembentangan kepada pihak pengurusan tertinggi.  Kredit perlu diberikan kepada staf tersebut kerana dia berhak mendapat pengiktirafan tersebut.

7.  Susah dan senang bersama
Sesetengah ketua hanya tahu mengarah, namun tidak sanggup sama-sama berusaha atau menolong staf sekiranya perlu.  Saya dapati ini hanya akan menjurangkan hubungan kerja.  Contohnya sekiranya ketua mengarahkan staf bawahan untuk kerja lebih masa pada hujung minggu bagi menyiapkan tugasan, adalah lebih baik sekiranya ketua tersebut turut sama berada di situ. Kalau pun tidak sama-sama bekerja, ketua boleh membawakan makanan atau minuman ringan untuk mereka. Paling tidak sekiranya ketua tidak dapat hadir, dia perlu menelefon staf bagi mengetahui perkembangan kerja. Staf akan berasa lebih dihargai dan lebih mudah memberikan kerjasama.

Setakat ini dulu perkongsian saya tentang tip komunikasi dengan staf.